Paso 1: Fundamentos del BPMN
Lo primero que se debe hacer para poder implementar de la manera adecuada el sistema BPMN es comprender sus fundamentos, para poder realizar esto se debe considerar diversos factores y temas que son relevantes. Entre las cosas que son fundamentales de aprender son sus elementos básicos los cuales son:
- Eventos: Son representaciones de diversos puntos de un proceso, como lo son el inicio, el punto medio y el final del mismo.
- Actividades: Son indicadores de todas las tareas o acciones que se deben realizar dentro de un proceso.
- Puertas de decisión: Se utilizan para definir y separa las formas de tomar acción dependiendo de las circunstancias y condiciones en las que se encuentre un proceso.
- Flujos: Son la forma de representar los distintos elementos de los procesos.
- Piscinas y carriles: Son la manera de organizar los procesos según las áreas y los responsables
Paso 2: Priorización de procesos
Debes investigar e identificar cuales son los procesos claves de tu organización para poder posteriormente modelarlos.
Los procesos que debieras priorizar al momento de modelar son los que afectan de manera directa a eficiencia y la calidad de los productos o servicios.
Paso 3: Herramientas de modelado BPMN
En este paso deberás elegir un software que permita y soporte el uso del sistema BPMN, existen diversos softwares que permiten su uso, entre esos podrás encontrar:
- Visual Paradigm.
- LucidChart.
- Camunda Modeler.
- Otros.
Debes tener en consideración de que el software que elijas debe permitir importar y exportar diagramas, ya que los utilizarás de manera recurrente.
Paso 4: Reunir equipo
Para poder implementar y utilizar de manera adecuada un sistema BPMN debes reunir un equipo de trabajo que abarque estas áreas:
- Analistas de procesos.
- Responsables de áreas operativas.
- Equipo de TI, este equipo solo es requerido si se busca automatizar procesos.
Cuando ya este el equipo armado y funcionando, debes realizar talleres o instancias grupales en las cuales puedan trabajar de manera colaborativa para mapear los procesos con los aportes de todas las personas del equipo, desde la vista de su propia área de trabajo.
Paso 5: Diseño de procesos
Es momento de comenzar a diseñar el diagrama con el que trabajaras el sistema BPMN, utilizando la herramienta que elegiste previamente deberás crear un diagrama que contenga los elementos del sistema BPMN (Los elementos que vimos en el punto 1)
Debes definir tus procesos y como se realizan, ten cuidado y asegúrate de definir todos los «Eventos» (Inicio, punto medio y final) debes detallar de la mejor manera posible las «Actividades» y que no se te olvide asignar responsables en estas, ya que es parte fundamental para que el sistema funcione, finalmente, debes procurar detallar de la mejor manera todas y cada una de las «Puertas de decisión«.
Cuando se realice todo el diseño y todas las especificaciones será momento de validar con todo tu equipo multidisciplinario los diagramas que se hayan realizado, para de esta manera evitar omisiones o fallos y logrando de esta manera que el sistema tenga una base fuerte y útil.
Paso 6: Implementación
Si alcanzaste este paso es porque ya es hora de empezar a utilizar los diagramas que creaste en conjunto a tu equipo. Ya es momento de entregar el diagrama que corresponda al equipo de trabajo que lo necesite y al que lo deba implementar. Si creaste un diagrama con el objetivo de documentar de manera adecuada tus procesos, significa que los diagramas se lo debes entregar a tus equipos operativos. Por otro lado recuerda que tu equipo de trabajo quizás no conozca o no sepa realizar los procesos que presenta tu diagrama, por lo que este es el mejor momento para entregarles una Capacitación y de esta manera te podrás asegurar de que conocen la mejor manera de llevar a cabo el trabajo con las nuevas modificaciones que les presentaste.
Paso 7: Monitoreo + Mejora continua
En este punto ya debes estar disfrutando de tus diagramas, su funcionalidad y los beneficios, sin embargo, no olvides ponerte fechas de monitoreo ya que es muy importante, sobre todo durante el primer tiempo desde que se empieza a aplicar el modelo que se realice un seguimiento y monitoreo sobre cómo avanzan los resultados, además de estar constantemente revisando si se están realizando todas las actividades del diagrama y si se realizan de la manera más optima posible. A partir de estos monitoreos se pueden proponer actualizaciones a los diagramas para generar mejoras y optimizaciones en los mismos, de esta forma permitiendo una mejora continua de cada procesos al que se le haya creado un diagrama.
Conclusión
El sistema BPMN es útil para optimizar procesos y mejorar las comunicaciones entre los departamentos ya que permite registrar y llevar a cabo tareas de una manera normada y regularizada, lo que permite generar un estándar de calidad lo que significa beneficios para la empresa.
Esperamos que esta guía resulte útil para todas aquellas personas a las que les interesa el sistema de gestión BPM y que puedan implementarlo en su empresa.