Los sistemas de gestión ISO no son estáticos; son entidades dinámicas que deben evolucionar junto con tu organización, sus procesos y su gente. Así como un vehículo necesita mantenimiento regular para asegurar su óptimo rendimiento, tu sistema de gestión también lo necesita. Ignorar esto puede llevar a «fallas» con consecuencias importantes.
¿Cuáles son algunos de los problemas más comunes que observamos en los sistemas de gestión?
- Documentación desorganizada, dificultando la búsqueda de información clave.
- Documentos obsoletos que confunden y generan errores.
- Duplicidad de carpetas y archivos, creando caos y pérdida de tiempo.
- Falta de trazabilidad, impidiendo el seguimiento efectivo de procesos.
- Desconocimiento del sistema por parte del personal, limitando su utilidad.
- Dependencia excesiva en una «única persona» que centraliza todo el conocimiento.
- Errores en la ubicación de documentos.
- Seguimiento inadecuado de no conformidades.
- Falta de seguimiento de los indicadores clave de desempeño (KPI) y objetivos.
¿Por qué ocurren estos problemas?
A menudo, la respuesta es simple: falta de tiempo dedicado al mantenimiento del sistema.
Nuestra recomendación:
No relegues el mantenimiento de tu sistema de gestión a una tarea previa a las auditorías. Conviértelo en un hábito, integrándolo en la rutina de trabajo diaria. Solo así construirás un sistema de gestión robusto, sólido y que realmente impulse el éxito de tu organización.